名家論壇》黃柏翰/遠距工作時代 讓工作好習慣替你賦能

▲在疫情的影響下,多數的公司都開始採用遠距上班的方式,也降低了工作與溝通的效率。示意圖。(圖/Pixabay)
▲在疫情的影響下,多數的公司都開始採用遠距上班的方式,也降低了工作與溝通的效率。示意圖。(圖/Pixabay)

文/黃柏翰

最近團隊在執行項目的時候,由於工作量大,夾雜著大量的溝通環節,又要面對客戶對於團隊遠距工作的不適應感,有的團隊成員開始漏東漏西。一開始可能是漏掉一兩個要check的環節,後來甚至原本項目進行的節奏都變得走樣,直到項目經理可能覺得失控的時候,讓我跟另外一位合夥人不得不跳下來把整個方向重新導正,才解除了一場信任危機。

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過去客戶看得到你在做事,隨時會進來問工作進度,有問題團隊成員就直接找客戶方溝通,一點問題都沒有。然而由於是遠距工作,從與客戶的溝通模式、項目執行的進度回報、狀況處理等等,都跟on-site時不太一樣。

工作習慣是甚麼?

在我的認知裡,工作習慣指的是在職場上為了完成任務下所執行的每個小細節。好的工作習慣帶來的成效應該是工作產出/運行效率的提升。

而在疫情的影響下,多數的公司都開始採用遠距上班的方式,也降低了工作/溝通的效率。這迫使我們必須調整自己的工作方式,讓工作的效率可以回到, 甚至超過原本on-site的時候。而這時擁有良好工作習慣的職場工作者更是能在主管見不到工作樣貌的狀況下,依然保持高效且有質量的產出,更能博取主管的信任。

可以至少從這三件工作習慣做起

1. 提早做好工作規劃,照表操課

剛開始遠距上班的時候,我當下的念頭就是 : Yeah, 我終於可以睡晚一點了。於是就會下意識的認為時間一定會比在辦公室時多上非常多,所以無形之中對於產出的效率以及對時間的管理會略為疏忽。

這時我會利用電腦/手機裡面的行事曆模式,在睡前把隔天要在哪個時段做甚麼事情的規劃,填入行事曆,提醒自己在每個時間段確實的執行應當規劃的事項。例如, 我會在早上0900-0930填入 「看email並回覆所有客戶昨晚的提問」, 0930-1100 填入「完成分析報告的P10-P12」。

這樣一來可以讓自己有時間的壓力感,也可以確切的規劃隔天要完成的事項

2. 定期回報工作事項

因為遠距,所以主管看不到你平常在辦公室競競業業的樣子,至少苦勞是可以被看見的。而在遠距的狀況下如果沒有跟主管進行良好的互動,那就只能依照你的產出來衡量表現。但,這樣的風險是極高的,因為如果產出不符合主管的期待,那主管對你的印象就會大打折扣。明明做了許多事情,但主管卻看不見。

對於主管來說,最重要的就是要「掌握項目的狀況」,而這在遠距時更顯得重要;所以我會建議不管如何,定期一定要跟主管報告項目的進度(我的習慣是每天)。一來可以讓主管知道項目有在推進,二來可以讓主管掌握狀況並給予反饋跟建議,避免傻傻的做事,然後出來又不是主管要的方向,豈不是吃力不討好 ?

3. 語音+文字溝通雙管齊下,增進溝通效率

許多人因為遠距,所以很習慣的用LINE或公司內部的通訊軟體進行公務上的溝通。相較於在辦公室的直接面對面溝通,上述的溝通模式往往不太有效率;在討論重大議題討論的時候可能無法很明確的表達清楚。而且文字不帶有情緒,而且有的人文字的表達能力並沒有很好,單用通訊軟體溝通很容易詞不達意,進而造成雙方的誤解。

所以我採用的方式會是使用視訊會議(那怕只是討論10分鐘)來進行溝通,而在會議結束後把討論的共識再做個summary,確保雙方的認知是一致的。而在討論之前,我會將要討論的主題,內容,會議間要達成的目標提前寫出來讓對方知道,這樣就可以很清楚的聚焦談話的內容。

結論

疫情後職場上的生態不斷地在改變與進化,我們要有意識的調整並強化自己的工作習慣,避免因為工作型態的轉變而影響了自己原本的應有的工作效率與表現,進而讓原本可以晉升的你,與之無緣。


●作者:黃柏翰 Michael/資深投資人,擁有台灣、美國、新加坡、中國大陸的併購/諮詢項目經驗,協助大型集團擴展海外市場。現為孵化器創始人,投資有潛力兩岸的中小企業並協助其數位化轉型。

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