名家論壇》熊野整/這數字哪來的?數據不再小失誤

名家論壇》熊野整/這數字哪來的?數據不再小失誤

文/熊野整

calendar_today2020-10-13 18:59:02|update2020-10-13 18:59:20

▲仔細檢查Excel是重要的步驟之一。(圖/Pixabay)
▲仔細檢查Excel是重要的步驟之一。(圖/Pixabay)
【本文由《時報出版》授權刊登,摘自《外商投資銀行超強Excel製作術》】
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檢查工作超級重要
無論再怎麼小心,計算還是有可能出錯,失誤不可能完全避免,但我們可以在這樣的前提之下,學習一些有效的檢查方式。

檢查Excel計算有三個重點。

第一個重點是,每計算一次,就要檢查一次。如果一再拖延,認為:「等做完一個段落,再一次檢查就好了。」最後通常會不了了之,而且也搞不清楚前一次檢查到哪裡了,所以請養成每計算一次就檢查一次的習慣。

第二個重點是,所有的儲存格都要檢查。因為Excel表格中所有的數字都互有關連,只要有任何一個地方出錯,都會影響到最後的結果。要是太過輕忽,認為:「只要檢查一半左右就差不多了吧。」結果就在沒有檢查到的地方出錯。所以,請一定要把所有的儲存格都檢查過一遍,Excel的工作就是要這麼仔細才行。

最後一個重點是花在檢查上的時間。如果徹底遵守前面提到的兩個重點,花在檢查上的時間就跟計算的時間相去無幾。各位在操作Excel的時候,如果覺得:「咦?怎麼這麼快就檢查完畢了?」代表檢查得還不夠徹底,必須特別注意。「檢查的時間」=「計算的時間」,這一點請務必牢記在心裡。

接著,我們就來了解一下計算的檢查方法吧。

1 〔F2〕鍵

檢查數字的方法之一,是按﹝F2﹞鍵。我想,這個方法應該有不少人知道。先點選有算式的儲存格,按一下﹝F2﹞鍵,就可以知道計算的內容。如果是手動輸入的儲存格,則不會顯示算式,所以也可以藉此確認是否為手動輸入。

▲(圖/時報出版提供)
▲(圖/時報出版提供)
2 追蹤功能

檢查計算的時候,比起按﹝F2﹞鍵,我更常使用另一個功能,那就是「追蹤」功能。接下來,就用圖表來說明追蹤功能吧。

追蹤功能可以分為「追蹤前導參照」和「追蹤從屬參照」兩種。

「追蹤前導參照」會以箭頭標示出一個儲存格的算式,是參照了哪些儲存格。比方說,在圖2-10中,當我們想知道第二年的銷貨收入,也就是儲存格G4,是使用了哪些儲存格的數字計算出來的結果,就可以利用追蹤功能。以這個例子來說,使用到的儲存格就是銷貨數量G5和單價G7。

這個功能最方便的地方是,可以同時顯示多個算式的前導參照,圖2-10就同時顯示了第一年的銷貨收入(儲存格F4)、第二年的銷貨收入(儲存格G4)和第三年的銷貨收入(儲存格H4)這三個算式的前導參照。

▲(圖/時報出版提供)
▲(圖/時報出版提供)
如圖所示,當我們利用追蹤前導參照的功能,把這些計算公式相同的算式放在一起比較時,如果有誤算,很容易就能看出來。例如在圖2-11中,只要和第一年及第二年的費用前導參照互相比較,就可以看出第三年的費用(儲存格H8)計算中遺漏了「租金」的項目。

關於追蹤的操作步驟,請參考圖2-13和圖2-14。

▲(圖/時報出版提供)
▲(圖/時報出版提供)
我有很多機會看到其他人製作的Excel表格,大家都習慣使用﹝F2﹞鍵來檢查算式,所以算式本身通常沒什麼大問題。比起這個部分,參照的儲存格反而更容易出錯,因為使用「複製貼上」的功能時,參照來源很可能一不小心就跑掉了。這種失誤很常發生,務必格外當心。

按﹝F2﹞鍵,只能顯示一道算式的內容,無法橫向比較,因此即使參照來源跑掉了,也不太容易發現。不過,如果在計算公式相同的算式旁標上追蹤箭頭,一比較之下,如果有錯誤的地方,很容易就能發現。這是追蹤功能的一大優點,一目瞭然又方便操作。

追蹤的另一項功能「追蹤從屬參照」,則可以幫助我們檢查從屬參照的儲存格,這也是﹝F2﹞鍵所沒有的功能。

圖2-12是一張用「單價×銷貨數量」計算銷貨收入的表格,當我們想確認儲存格B4的單價數字是否確實被包含在銷貨收入的算式中時,只要點選儲存格B4,再標上從屬參照的追蹤箭頭,如同圖2-12右方的表格。這麼一來,我們就可以看出B4的數字被包含在每一道銷貨收入的算式中。

像這樣標示追蹤箭頭,就可以利用圖像來檢查計算,非常簡單明瞭。追蹤是檢查計算時經常使用的功能,也請牢記這個功能的快速鍵吧。記下快速鍵,就可以省略掉移動滑鼠、點選功能等一連串麻煩的程序。

▲(圖/時報出版提供)
▲(圖/時報出版提供)
▲(圖/時報出版提供)
▲(圖/時報出版提供)
▲(圖/時報出版提供)
▲(圖/時報出版提供)
▲(圖/時報出版提供)
▲(圖/時報出版提供)
順帶一提,在我的Excel講座上,第一堂課是以格式和計算的檢查工作為重點,但我一定會在一開始就聲明:「不需要硬背快速鍵。」理由是,與其一味地想加快計算速度,而硬背快速鍵,我更希望大家重視基本的格式和計算的檢查工作。因為就算計算速度再快,如果完成的Excel難以理解或錯誤百出,那也沒有意義。

不過,追蹤功能的快速鍵是我唯一會強調「請務必牢記」的快速鍵,因為它是檢查計算時不可或缺的重要功能。

那麼,追蹤功能的快速鍵是什麼呢?追蹤前導參照是﹝Alt﹞﹝M﹞﹝P﹞,追蹤從屬參照是﹝Alt﹞﹝M﹞﹝D﹞,移除箭號是﹝Alt﹞﹝M﹞﹝A﹞﹝A﹞。

請注意,﹝Alt﹞鍵必須單獨使用才行,和﹝Ctrl﹞鍵的組合式快速鍵不同,﹝Alt﹞鍵並不是和其他鍵同時按下。以追蹤前導參照為例,快速鍵是依序按下﹝Alt﹞﹝M﹞﹝P﹞,換句話說,操作時必須連續按三次鍵盤。

▲(圖/時報出版提供)
▲(圖/時報出版提供)
▲作者熊野整新書《外商投資銀行超強Excel製作術》(圖/時報出版提供)
▲作者熊野整新書《外商投資銀行超強Excel製作術》(圖/時報出版提供)
●熊野整/波士頓大學畢業後,進入摩根士丹利證券投資銀行本部,負責領導大型企業併購案或資金調度計畫。離職後在GLOBIS經營研究所取得MBA。之後進入大型上市網際網路企業,負責事業計畫的立案與戰略的推行。

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