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蕭宗煌致歉並說明，當初為了將數位典藏公開化，數位資訊室林姓承辦人「求快心切」，想加速40萬張高階圖檔，降階為600萬畫數圖檔，放在「故宮Open Data專區」公開，但執行過程中資料量過大，造成主機容量滿載，效能變差，故承辦人員將資料移至對外服務主機儲存設備上（一般民眾在Open Data專區看不到，但有心人士運用科技可取得），進行程式自動化降階處理，讓外部人士有接觸機會，進而取用，雖然該名承辦員有設定進能下載150萬畫數限制，但有心人士仍利用工具軟體接觸，以局部擷取的方式拼湊出高階大圖。
蕭宗煌說，根據同仁在網路上海撈到的高階大圖約1000至2000筆，但林姓承辦人經手過約有10萬筆圖檔被瀏覽，不排除有心人士手中還有更多高階圖檔尚未公開。
故宮數位資訊室專門委員陳中禹指出，Open Data是國際趨勢，因應外界期許，希望故宮能提供更高解析度數位典藏資源供各界運用，因此故宮決定111年底逐步開放600萬畫數中階文物圖檔40萬筆，林姓承辦人於前年底進行轉檔作業，在降轉檔案時發生人為疏失，故宮於去年6月14日獲通報，書格網站提供「南薰殿帝后半身像冊」高畫質數位圖檔免費下載，便立即下令移除對外服務主機儲存設備上的相關圖檔，並清查系統，發現無相關被入侵軌跡與安全性風險。
陳中禹說，清查可接觸高階圖檔的存取紀錄、同仁申請高解析度圖檔下載紀錄等，皆無發現內部外流；最後利用程式比對110年12月20日起至111年6月14日「對外服務主機儲存設備」，發現部分存取紀錄規律，非屬人為瀏覽模式，而是透過圖像互通交換機器，規律瀏覽10萬筆，有心人士擷取局部圖檔，經拼圖軟體，拼湊成高階圖檔。
對於事後行政調查，故宮在去年6月中旬口頭報告院方並啟動資訊清查作為，7月簽呈相關調查及改善防制做法，8月啟動行政調查，今年1月3日，認定該名承辦人涉及處理業務不當行政疏失，1月19日數資室檢討責任，簽呈建議懲處申誡1次，並交由專業人員考核會於2月16日審議通過並經核定。
後續數位發展部在3月通知故宮，該事件引發新聞爭議，應進行資安通報，故宮才於3月14日補行資安通報；3月17日故宮律師發函書格網、淘寶網，要求將相關分享或商品頁面下架，後續也會配合檢調提供各項資訊紀錄資料。
針對本次事件的檢討措施，陳中禹表示，將強化同仁資安訓練，要求落實資安稽核及通報程序；強化資安籍資料保護；盤點數位圖檔進行風險評估；完善系統自動化，阻絕人為疏失與風險。
范雲質疑，故宮從去年6月知悉此事，卻拖到今年3月14才進行資安通報，資安定義與數位部不同；今年3月17日才請律師處理，速度太慢；故宮人員資安知識不足，屬系統性的失誤，請故宮在2週內提相關檢討報告。另外，要在1個月內研究國外博物館遇到類似案件時如何處理，怎麼在開放圖檔與商業機制間取得平衡。
會後媒體詢問，林姓承辦人進行轉檔作業時，將10萬筆資料暴露長達半年，卻無人發現？
蕭宗煌回應，林姓承辦人沒有預期到會如此，原本設定只能部分瀏覽、供150萬畫數下載，沒料到資訊人士運用科技、程式去抓圖拼貼，但有時「無心之過比駭客入侵還嚴重」，目前抓不到是誰進入系統截圖拼貼，6月接獲通報就進行後續處理了，另外，林姓承辦人將圖檔移置「對外服務主機儲存設備」時，理應進行申請，卻沒有這麼做，主要是這方面有所疏失。
對於高階圖被賤賣，是否對故宮造成損失？蕭宗煌說，「故宮Open Data專區」僅開放100萬畫數及600萬畫數圖檔，採創用CC授權，做海報、文創商品等商業利用皆不限制，只要採圖片一部分、沒有掛上故宮logo，本來就能自由取用，但故宮目前並未授權千萬畫數圖檔，若以拼貼方式取得高清圖檔，還打著故宮名號、掛上logo販售，就屬侵權，就是目前請律師針對淘寶等平台，提出智財權受損、並要求下架的部分。
